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自动添加先生或女士,这样的邮件合并用过吗?

转载   ExcelHome   2018-06-23   浏览量:138


今天和大家分享IF域的简单用法
邮件合并中也可以使用【IF】,比如在批量生成邀请函时,通过对性别男女判断,智能的在嘉宾名称后方添加【先生女士】的尊称,让文档体现出我们工作更用心、更真诚。

一、准备工作
邀请函模板



将源数据整理到EXCEL中整理出来,比如下图,按姓名、性别、职务、单位、通讯地址、邮政编码等字段对邀请人信息进行登记。


二、开始邮件合并
第一步:单击【邮件】选项卡-【开始邮件合并】,选择【普通Word文档】。


第二步:单击【选择收件人】-选择【使用现有列表】。


第三步:选择数据源


第四步:光标移动到【尊敬的】后方,单击插入【合并域】,选择【姓名】字段。


插入【姓名】字段后,效果如下图。


第五步:此时单击预览结果。称谓显示的是“尊敬的回头”、“尊敬的开心妙妙”,这样的邀请函缺少尊称显然不够礼貌。



三、插入IF域
此时我们可以利用Word实现智能的判断,在【姓名】字段后加上【先生女士】。在Word当中,我们可以这样做,在【姓名域】后面加一个规则【如果…那么…否则…】。


其实这个跟EXCEL的IF函数,语法是一样的。首先单击【编写和插入域】功能组的【规则】,弹出【插入Word域:IF】对话框。


域名选择【性别】,比较对象输入【男】,接着在下方的【则插入此文字】输入【先生】,【否则插入此文字】中输入【女士】,单击确定。接着应用格式刷,将返回结果的字体设置为一样。


最后我们预览结果,检查无误后,直接生成单个文档,这样整个邮件合并就完成了。



四、认识IF域
接下来,我们看一看实现智能判断返回的先生女士,实际上设置的是什么?
其实上,它是Word的IF域,判断【性别】字段是否为男,是男就返回先生,否则返回女士。


我们按【Shift+F9】切换域代码,可以看出这IF域实际上是嵌套域,引用的是【性别】字段。

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